SÖRF: öppen kommunikation och förberedelser ger resultat

Sydöstra Skånes Räddningstjänstförbund satsade på analys och kommunikation för att undvika problem

En av våra kunder SÖRF, Sydöstra Skånes Räddningstjänstförbund, bestämde sig för att före och under upphandling av sotningstjänster satsa på samarbete och kommunikation. En arbetsgrupp skapades med jurist för upphandling, upphandlingsförläggare, sakkunnig från Räddningstjänsten med flera och i denna ingick också Pia Jansäter.

Att förhindra bränder
”Sotning och brandskyddskontroller görs för att förhindra bränder. Av de 3 000 husbränder som inträffar varje år i Sverige kan ungefär 1 300 bränder härledas till eldstaden, enligt uppgifter från MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap)”.

Öppen kommunikation
Enligt Mats Svensson Räddningschef, var satsningen på en omfattande arbetsgrupp att med analys och kommunikation undvika problem i samband med upphandling av ny entreprenör för sotning. Det handlade om att vara så transparent som möjligt och satsa på öppen kommunikation mellan olika målgrupper.

Målgrupper och kanaler
Det gjordes en förstudie med analys och möten med olika målgrupper, från direktion, politiker, jurister till verksamhetsföreträdare. Övriga målgrupper var anställda på SÖRF, skorstensfejaren, kommuninnevånare och media. Även leverantörer var en viktig grupp för att få synpunkter från. Allt för att få en god grund för kommunikation och det kommande samarbetet mellan SÖRF och entreprenörerna. De kanaler som underhands användes var
SÖRF:s hemsida, Facebook, intranät, kommunens hemsidor och övriga media. Viktigast var möten med olika målgrupper.

Hearing med leverantörer
Det var därför ett ovanligt möte, av sitt slag i Sverige, om upphandling av sotning/rengöring på arrangerades för att öka förståelsen för marknaden och leverantörerna och samtidigt informera om den pågående upphandlingsprocessen. Ett 10-tal personer från flera olika leverantörer och SSR (Sveriges Sotares Riksförbund) deltog och gav synpunkter inför utformningen av upphandlingen.

Stöd från medlemskommuner
"Genomförandeprocessen har gått över förväntan. Denna gång har vi fått stort stöd från medlemskommunerna och vi har haft med upphandlingschefer, upphandlare & kommunjurist," säger en nöjd Mats Svensson, räddningschef.

Snabb reaktion
Före övergången till den valda sotningsentreprenören skedde viss förvirring på grund av olika reklamutskick och erbjudande om sotning av andra entreprenörer. SÖRF förtydligade genom att snabbt lägga ut meddelande på hemsidan. Ny sotningsentreprenör har utsetts och håller på att installera sig.

Det innebär i sin tur att sotning inte bara är en form av service – oavsett vem som utför den – utan är även en tvingande myndighetsutövning reglerad i lag i avsikt att så långt som möjligt förhindra eldsvådor och därmed förlust av liv och egendom.

Utgå från tranparens
Planerad kommunikation skapar bättre kontroll över den information som förmedlas eftersom det är viktigt att alla så långt det är möjligt står enade om samma budskap. Detta förhindrar osäkerhet om vad som gäller och minskar ryktesbildning. Att utgå från transparens är viktigt i dagens digitala värld där information sprids med blixtens hastighet.

Fakta om SÖRF
Sydöstra Skånes Räddningstjänstförbund bildades den 1 januari 2000 genom att räddningstjänsterna i Simrishamn, Skurup, Tomelilla och Ystad organiserades i ett gemensamt kommunalförbund. Den 1 januari 2006 anslöts även Sjöbo räddningstjänst till förbundet. Skurup valde att träda ur och sedan den 1 januari 2013 består förbundet av Simrishamn, Sjöbo, Tomelilla och Ystads kommuner.

Pia Jansäter


Print